Digitaaliset vastuuvapautuslomakkeet — allekirjoitus ennen saapumista

Aktiviteettitoimipisteissä asiakas allekirjoittaa vastuuvapautuslomakkeen ennen osallistumista. Perinteisesti tämä tapahtuu paperilla, tiskillä, juuri ennen aktiviteetin alkua. Syntyy jono, kiire ja huono ensivaikutelma.

Sessiqissä vastuuvapautuslomake allekirjoitetaan digitaalisesti varauksen yhteydessä — ennen kuin asiakas saapuu paikalle.

Miten se toimii

Sessiqin digitaalinen vastuuvapautuslomake on osa varausprosessia. Asiakas allekirjoittaa sen kassavaiheessa, varauksen tekemisen yhteydessä:

1. Asiakas valitsee ajan ja siirtyy kassalle.
2. Kassaprosessissa näytetään vastuuvapautuslomake. Asiakas lukee ehdot ja allekirjoittaa digitaalisesti.
3. Allekirjoitus tallentuu varauksen yhteyteen. Kun asiakas saapuu toimipisteelle, lomake on jo allekirjoitettu.

Lomake on konfiguroitavissa — toimipiste määrittelee sisällön, ja se näytetään automaattisesti niille tuotteille, jotka sitä vaativat.

Mitä tämä muuttaa

Ei jonoja tiskillä. Perinteisissä toimipisteissä asiakkaat jonottavat tiskille täyttääkseen paperilomakkeen. Erityisesti suurissa ryhmissä — syntymäpäiväjuhlat, yritystapahtumat — tämä vie minuutteja per henkilö. Kun lomake on allekirjoitettu etukäteen, asiakas kävelee sisään ja aloittaa.

Ei paperinkäsittelyä. Paperilomakkeet pitää kerätä, arkistoida ja säilyttää. Niiden etsiminen jälkikäteen — esimerkiksi reklamaatiotilanteessa — on hidasta. Digitaalinen lomake on aina löydettävissä varauksen yhteydestä.

Parempi ensivaikutelma. Asiakkaan ensimmäinen kokemus toimipisteessä ei ole jono ja paperityö — vaan tervetulotoivotus ja aktiviteetin aloittaminen.

Miten lomake konfiguroidaan

Toimipiste määrittelee vastuuvapautuslomakkeen sisällön Sessiqin hallintapaneelissa. Lomake voidaan liittää tuotekohtaisesti — eli eri aktiviteeteilla voi olla eri lomakkeet.

Kun lomake on konfiguroitu ja liitetty tuotteeseen, se näkyy automaattisesti osana kassaprosessia kyseisen tuotteen varauksissa. Erillistä aktivointia ei tarvita.

Tallennus ja jäljitettävyys

Allekirjoitettu lomake tallentuu digitaalisesti varauksen yhteyteen. Jokainen allekirjoitus sisältää:

• Allekirjoittajan tiedot
• Aikaleiman
• Lomakkeen sisällön allekirjoitushetkellä

Tiedot ovat haettavissa varauksen kautta — ei kansioista, ei arkistoista. Jos lomakkeen sisältö päivittyy myöhemmin, aiemmat allekirjoitukset viittaavat siihen versioon, jonka asiakas allekirjoitti.

Kenelle digitaaliset vastuuvapautuslomakkeet sopivat

Digitaaliset vastuuvapautuslomakkeet ovat erityisen hyödyllisiä toimipisteille, joissa:

• Volyymi on suuri. Mitä enemmän asiakkaita, sitä enemmän aikaa paperilomakkeet vievät.
• Ryhmävarauksia on paljon. Kymmenen hengen ryhmä paperilomakkeilla tarkoittaa kymmentä lomaketta tiskillä. Digitaalisesti ne on allekirjoitettu ennen saapumista.
• Dokumentaatio on tärkeää. Digitaalinen tallennus on luotettavampi ja nopeammin haettavissa kuin paperiarkisto.
• Asiakaskokemus on prioriteetti. Ensivaikutelma alkaa ovelta, ei paperilomakkeesta.

Yhteenveto

Digitaaliset vastuuvapautuslomakkeet siirtävät allekirjoituksen tiskiltä kassaprosessiin. Asiakas allekirjoittaa varauksen yhteydessä, saapuu valmiina ja aloittaa heti. Toimipiste säästää aikaa, parantaa ensivaikutelmaa ja saa luotettavan digitaalisen arkiston.

Sessiq tuo digitaaliset vastuuvapautuslomakkeet osaksi varausta esimerkiksi trampoliinipuistoille ja pakopeleille.